Die Software für Agenturen — vom Lead bis zur bezahlten Rechnung.
NexDeck ist eine Betriebsplattform für Agenturen und Marketingdienstleister: Leads und Sales-Pipeline, Angebote, die der Kunde per Link annimmt, Projekte mit Tasks und Zeiterfassung, daraus Rechnungen mit E-Rechnung und Zahlungslink. Der Zahlungseingang wird automatisch zugeordnet, der DATEV-Export ist enthalten.
Der Monat beginnt mit dem Retainer und endet mit der Frage, ob er gereicht hat. Dazwischen liegen Stunden, die niemand gern schreibt — und ohne die niemand sagen kann, ob der Kunde profitabel war.
Projekte laufen selten so, wie sie angeboten wurden. Eine dritte Korrekturschleife ist kein Drama, aber sie ist Aufwand; ob er berechnet wird, entscheidet sich daran, ob jemand sie als Änderung festgehalten hat statt als Gefallen.
Und die Rechnung geht an eine Buchhaltung, die ein Format erwartet. Bei öffentlichen Auftraggebern ist es XRechnung samt Leitweg-ID — ohne sie kommt die Rechnung zurück, egal wie gut die Arbeit war.
Wiederkehrend abrechnen — und die Umsatzsteuer im Blick behalten
Ein Retainer ist eine wiederkehrende Leistung mit fester Vergütung. Umsatzsteuerlich ändert das nichts an den Pflichtangaben: Auch die zwölfte Monatsrechnung braucht Leistungszeitraum, Steuersatz und fortlaufende Nummer.
Wird nach § 19 UStG als Kleinunternehmer abgerechnet, entfällt der Steuerausweis — dafür kommt der Hinweis auf die Regelung hinzu. Seit dem Jahressteuergesetz 2024 sind Kleinunternehmer vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit; empfangen können müssen sie sie trotzdem.
Und bei einem Skontoabzug ändert sich jeden Monat die Bemessungsgrundlage. Berichtigt wird in dem Voranmeldungszeitraum, in dem der Abzug tatsächlich vorgenommen wurde — nicht rückwirkend im Monat der Rechnung.
NexDeck führt Retainer als eigene Vorgangsart, erzeugt die Rechnungen daraus und legt die Skontovereinbarung so ab, dass sie in der E-Rechnung strukturiert ankommt.
§ 14 Abs. 4 UStG (Pflichtangaben), § 19 UStG (Kleinunternehmer), § 27 Abs. 38 UStG (Übergang E-Rechnung), § 17 Abs. 1 UStG (Änderung der Bemessungsgrundlage). Abgerufen am 03.09.2026.
Das Wichtigste in Kürze.
- Das Preset benennt die Oberfläche um: Projekt, Task, Meeting, Sales-Pipeline — Angebot und Kunde behalten ihre gewohnten Namen.
- Der Kunde nimmt das Angebot über einen Link an. Mit der Annahme entsteht das Projekt mit allen Positionen; auf Wunsch zusätzlich ein Rechnungsentwurf.
- Zeiten werden je Projekt erfasst — abrechenbar oder nicht — als Grundlage für Rechnung und Nachkalkulation.
- Für laufende Betreuung lassen sich wiederkehrende Rechnungen im gewählten Turnus erzeugen; Einmalleistung und Retainer können in einem Angebot stehen.
- E-Rechnung im B2B: Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028. NexDeck erstellt und liest ZUGFeRD und XRechnung.
Funktionen für Agentur & Marketing.
Baustelle und Büro in einer Datenbasis — ohne Doppelerfassung.
Leads und Sales-Pipeline
Anfragen an einer Stelle, mit Wert, Status und Abschlussquote. Wer sich gemeldet hat, geht nicht im Postfach verloren.
Angebot per Link
Der Kunde öffnet es im Browser und nimmt es dort an. Sie sehen im Protokoll, wann er es geöffnet hat — und wann er angenommen hat.
Projekte und Tasks
Aus der Annahme entsteht das Projekt mit allen Positionen aus dem Angebot. Tasks, Termine und Beteiligte hängen daran.
Zeiten je Projekt
Abrechenbar oder nicht, am Rechner oder mobil. Grundlage für die Rechnung und für die Frage, ob sich das Projekt getragen hat.
Retainer und Wiederkehrendes
Laufende Betreuung wird im gewählten Turnus abgerechnet — als E-Rechnung, ohne monatliches Neuschreiben.
Rechnung, Zahlung, DATEV
ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931, Zahlungslink, automatischer Abgleich des Zahlungseingangs, Buchungsstapel für die Kanzlei.
Für wen ist das wann relevant?
Pflicht oder Best Practice — und wie NexDeck es abbildet.
| Für wen | Wann relevant | Pflicht oder Best Practice | NexDeck-Bezug |
|---|---|---|---|
| Agenturen mit Projektgeschäft | Sobald mehrere Projekte parallel laufen | Best Practice | Projekte, Tasks, Zeiten |
| Agenturen mit B2B-Kunden | Empfang seit 2025, Versand ab 2027 bzw. 2028 | Pflicht (§ 14 UStG) | ZUGFeRD und XRechnung |
| Agenturen mit Retainer-Kunden | Laufend | Best Practice | Wiederkehrende Rechnungen |
| Agenturen mit Angestellten | Laufend | Pflicht (Arbeitszeiterfassung) | Zeiterfassung, mobil und am Rechner |
Häufige Fragen.
Ein Vorgang heißt Projekt, eine Aufgabe heißt Task, ein Termin heißt Meeting, und die Vertriebsstrecke heißt Sales-Pipeline. Angebot und Kunde behalten ihre gewohnten Namen. Die Software dahinter ist dieselbe wie in den Bau-Gewerken.
Ja. Für laufende Betreuung lassen sich wiederkehrende Rechnungen im gewählten Turnus erzeugen — als E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Einmalleistungen und laufende Betreuung lassen sich in einem Angebot mischen.
Über die Zeiterfassung, wahlweise am Rechner oder mobil. Zeiten werden je Projekt erfasst und abrechenbar oder nicht abrechenbar geführt — als Grundlage für die Rechnung und für die Nachkalkulation.
Ja. Das Angebot geht als Link heraus; der Kunde öffnet es im Browser und nimmt es dort verbindlich an. Mit der Annahme entsteht das Projekt mit allen Positionen aus dem Angebot, auf Wunsch zusätzlich ein Rechnungsentwurf. Sie sehen im Protokoll, wann er es geöffnet hat.
Nein. NexDeck deckt die kaufmännische Seite ab — Leads, Angebote, Projekte, Zeiten, Rechnungen, Banking und den DATEV-Export. Es liest keine Werbekonten aus, plant keine Media-Budgets und erstellt keine Kampagnen-Reportings. Dafür gibt es spezialisierte Werkzeuge, die ihre Daten direkt an der Quelle holen; ein nachgebautes Dashboard wäre immer einen Schritt hinterher. Was NexDeck stattdessen leistet, ist die Verbindung von verkaufter Leistung, geleisteter Zeit und gestellter Rechnung.
Einordnung & Geltungsgrenzen
NexDeck unterstützt Betriebe bei E-Rechnung, unveränderbarer Ablage mit Objektsperre und DATEV-Export; die Angaben zu Normen (z. B. VOB) sind „in Anlehnung an" zu verstehen und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Gesetzliche Fristen und Pflichten hängen vom Einzelfall ab. NexDeck befindet sich im Early Access — beschriebene Funktionen entsprechen dem geplanten Zielbild.Stand: September 2026
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Zum Nachlesen
Verzug, Mahnung und Verzugszinsen
Bei laufenden Retainern ist jede offene Monatsrechnung ein eigener Verzugsfall.
Auftragsverarbeitung im Handwerksbetrieb
Wer Kundendaten im Auftrag verarbeitet, braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Skonto richtig abrechnen
Bei laufenden Retainern ändert ein Skontoabzug jeden Monat die Bemessungsgrundlage.
Abschlagszahlungen nach § 632a BGB
Auch bei Projektarbeit: der Abschlag ist ein Anspruch, kein Entgegenkommen.
Die zehn Pflichtangaben einer Rechnung
Inklusive der Besonderheit für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Wege zu derselben Norm
Wer an öffentliche Auftraggeber liefert, braucht XRechnung samt Leitweg-ID.
Die E-Rechnungspflicht hat vier Daten
Auch Kleinunternehmer müssen empfangen können — ausstellen müssen sie nicht.
Die Übergabe an die Steuerkanzlei
Bei laufenden Retainern lohnt der Buchungsstapel doppelt.