Eine Rechnung ohne die Pflichtangaben kostet Ihren Kunden den Vorsteuerabzug — und Sie den Kunden.

Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Zehn, aufgezählt in § 14 Abs. 4 UStG: (1) vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, (2) Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, (3) Ausstellungsdatum, (4) eine fortlaufende Rechnungsnummer, (5) Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung, (6) Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.

Weiter: (7) das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt, (8) der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag — oder bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, (9) in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers, (10) bei einer vom Leistungsempfänger ausgestellten Rechnung die Angabe „Gutschrift".

Die Reihenfolge ist nicht vorgeschrieben, die Vollständigkeit schon.

Woran scheitern Handwerksrechnungen am häufigsten?

Am Leistungszeitpunkt (Nr. 6). Das Rechnungsdatum ersetzt ihn nicht. Wer im März ein Bad fliest und im April abrechnet, muss beides nennen — üblich ist der Zusatz „Leistungszeitraum: 04.–19.03.2026". Bei gleichem Monat genügt ein Hinweis wie „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum", aber er muss dastehen.

An der Leistungsbeschreibung (Nr. 5). „Malerarbeiten laut Absprache" ist keine handelsübliche Bezeichnung. Es braucht Gewerk, Ort und Umfang — „Anstrich Treppenhaus, 228,40 m², zweimal deckend" trägt, „Renovierung" nicht.

An der Rechnungsnummer (Nr. 4). Sie muss einmalig sein und darf keinen Rückschluss zulassen, dass Nummern fehlen. Mehrere Nummernkreise sind zulässig — etwa nach Jahr oder Filiale —, solange innerhalb jedes Kreises nichts fehlt.

Was gilt bei Rechnungen unter 250 Euro?

Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto reichen nach § 33 UStDV vier Angaben: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe zusammen mit dem Steuersatz.

Der Leistungsempfänger muss dort nicht genannt werden — der Kassenbon aus dem Baumarkt ist deshalb ein gültiger Beleg. Eine fortlaufende Nummer ist ebenfalls nicht erforderlich.

Was ändert sich durch die E-Rechnung?

Nichts an den Pflichtangaben. Sie gelten unverändert — nur muss der Inhalt zusätzlich strukturiert vorliegen, damit er maschinell auslesbar ist.

In der Praxis wirkt die E-Rechnung wie eine Prüfung: Was in einem PDF unauffällig fehlen kann, führt im XML zu einem Feld, das leer bleibt. Wer heute schon vollständig abrechnet, merkt von der Umstellung wenig.

Was passiert, wenn eine Angabe fehlt?

Die Leistung bleibt erbracht und der Rechnungsbetrag geschuldet — betroffen ist der Vorsteuerabzug des Empfängers. Fällt das erst bei einer Betriebsprüfung auf, geht es um Jahre und um Zinsen, und der Kunde tritt an Sie heran.

Eine unvollständige Rechnung lässt sich berichtigen. Ob eine Berichtigung im Einzelfall zurückwirkt und welche Folgen sie hat, ist eine Frage des konkreten Falls — das beurteilt Ihre Steuerberatung, nicht eine Software.

Wie geht NexDeck damit um?

NexDeck führt je Betrieb lückenlos aufsteigende Nummernkreise und übernimmt Leistungszeitraum und Leistungsbeschreibung aus dem Auftrag, statt sie beim Schreiben der Rechnung neu zu erfragen. Beim Erzeugen der E-Rechnung wird das XML vor dem Versand gegen das Schema der EN 16931 abgeglichen; fehlende Pflichtfelder fallen dabei auf.

Finalisierte Rechnungen sind danach nicht mehr änderbar; eine Korrektur ist eine Stornorechnung mit eigener Nummer.

Produktbezug

Wohin als Nächstes.

• Die E-Rechnungspflicht hat vier Daten
• ZUGFeRD und XRechnung: der Unterschied
• Aufbewahrungsfristen: wann die Frist wirklich beginnt