Die Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz stehen in der Liste der Unterlagen, die in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind.

Stehen die Stundenzettel wirklich in der Beitragsverfahrensverordnung?

Ja, und zwar an einer Stelle, die viele Betriebe nicht auf dem Schirm haben, weil sie beim Stichwort Arbeitszeit im Mindestlohngesetz oder im Arbeitszeitgesetz suchen. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, welche Unterlagen ein Arbeitgeber für die Prüfung durch die Rentenversicherung vorhalten muss. Ihr § 8 Abs. 2 Satz 1 leitet eine Nummernliste mit dem Satz ein: „Folgende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen:". Nummer 13 dieser Liste nennt „die Aufzeichnungen nach § 19 Absatz 1 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes und nach § 17 Absatz 1 des Mindestlohngesetzes".

Damit ist der Stundenzettel zweimal geregelt, und zwar von zwei Seiten mit verschiedenen Fragen. Das Mindestlohngesetz sagt, was aufzuzeichnen ist und wie schnell. Die Beitragsverfahrensverordnung sagt, in welcher Form dieselbe Aufzeichnung für die Prüfung vorliegen soll. Wer nur eine der beiden Vorschriften liest, hält die andere für nicht vorhanden.

Der zweite Verweis in Nummer 13 — § 19 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz — betrifft Betriebe, die unter einen allgemeinverbindlichen Branchentarifvertrag fallen. Für viele Bau- und Reinigungsbetriebe sind beide Verweise zugleich einschlägig.

Was genau steht in § 8 Abs. 3 BVV — läuft dort eine Befreiung aus?

Nein, und diese Unterscheidung ist wichtiger, als sie klingt. In Ratgebertexten liest man häufig, „die Befreiung von der elektronischen Form endet am 31.12.2026". Die Verordnung formuliert es anders herum. § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV lautet: „Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen."

Im Text steht also ein Datum, bis zu dem ein Antrag gestellt werden kann — nicht der Ablauf einer Befreiung, die man ohne Zutun hätte. Wer sich darauf verlassen will, muss tätig werden, und zwar beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung.

Satz 1 desselben Absatzes betrifft eine andere Frage, nämlich wer die Unterlagen liefert: „Die in Absatz 2 genannten Entgeltunterlagen, soweit sie nicht elektronisch aus der Abrechnung des Arbeitgebers entnommen werden können, sind dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder dem Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen." Nach Satz 2 endet Absatz 3; einen dritten Satz gibt es dort nicht.

Ob und unter welchen Voraussetzungen eine Befreiung für einen bestimmten Betrieb in Betracht kommt, beurteilt das Lohnbüro, die Steuerberatung oder der Prüfdienst selbst. NexDeck prüft das nicht.

Gilt das auch für kleine Betriebe?

§ 8 BVV knüpft an keiner Stelle an die Zahl der Beschäftigten oder an eine Umsatzgröße an. Weder die Aufzählung in Absatz 2 noch die Antragsregel in Absatz 3 enthält eine Schwelle, unterhalb derer die Vorschrift nicht gelten würde. Eine Erleichterung für Kleinbetriebe, wie sie andere Regelungsbereiche kennen, steht dort nicht.

Das ist der Unterschied zu der Debatte um das Arbeitszeitgesetz, die parallel läuft und in der eine Ausnahme für kleinere Betriebe tatsächlich diskutiert wird. Beides wird in Gesprächen regelmäßig vermischt. Es sind zwei verschiedene Regelwerke mit zwei verschiedenen Zuständigkeiten.

Was verlangt die elektronische Form konkret?

Die Anforderungen stehen nicht in § 8, sondern einen Paragraphen weiter. § 9 Abs. 5 BVV bestimmt: „Die Daten der Entgeltunterlagen nach § 8 und der Absätze 1 bis 4 sind in der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. § 147 Abs. 5 und 6 der Abgabenordnung gilt entsprechend."

Zwei Anforderungen also, die zusammengehören: jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar — und zwar während der gesamten Aufbewahrungsfrist, nicht nur zum Zeitpunkt der Ablage. Der Verweis auf § 147 Abs. 5 und 6 AO zieht die aus dem Steuerrecht bekannten Regeln zum Datenzugriff und zur Lesbarmachung heran.

Die Einzelheiten der Speicherung sind nicht in der Verordnung selbst ausformuliert. § 9a BVV ermächtigt dazu: dort bestimmen der Spitzenverband Bund der Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See, die Bundesagentur für Arbeit und die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung „in Gemeinsamen Grundsätzen bundeseinheitlich die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das Weitere zum Verfahren für die Entgeltunterlagen nach § 8". Wer wissen will, welches Dateiformat und welche Ablagestruktur erwartet werden, findet die Antwort in diesen Gemeinsamen Grundsätzen, nicht im Verordnungstext.

Reicht es, die Papierzettel einzuscannen?

Das Umwandeln von Papier in ein elektronisches Format ist in der Verordnung ausdrücklich vorgesehen — und es ist dort keine Notlösung, sondern eine Pflicht. § 9 Abs. 5 BVV sagt weiter: „Werden dem Arbeitgeber Dokumente nach § 8 Absatz 2 in Papierform übermittelt, sind diese vom Arbeitgeber in ein elektronisches Format umzuwandeln."

Der Satz danach wird oft überlesen, obwohl er im Betrieb den Unterschied macht: „Die Originaldokumente sind bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden weiteren gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren." Einscannen und wegwerfen ist also nicht gemeint. Das Papier bleibt, bis die Prüfung bestandskräftig abgeschlossen ist — oder länger, wenn eine andere Vorschrift das für dieses Dokument verlangt.

Ob ein bestimmtes Scan-Verfahren im konkreten Betrieb trägt, ist keine Frage, die sich allgemein beantworten lässt. Sie hängt an der Ablage, an der Auffindbarkeit und daran, wie die Dokumente entstehen. Diese Bewertung gehört zum Lohnbüro, zur Steuerberatung oder zum Prüfdienst. NexDeck nimmt sie nicht vor.

Was hat das mit der Sieben-Tage-Frist aus § 17 MiLoG zu tun?

Die beiden Vorschriften greifen ineinander, ohne einander zu ersetzen. § 17 Abs. 1 MiLoG verlangt für die Branchen nach § 2a SchwarzArbG und für geringfügig Beschäftigte die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages; aufzubewahren sind die Aufzeichnungen zwei Jahre. Welche Betriebe das sind und was im Einzelnen aufzuzeichnen ist, steht im Ankerartikel dieses Themas.

Die Frist und der Inhalt kommen also aus dem Mindestlohngesetz. Die Form, in der dieselbe Aufzeichnung für die Prüfung der Rentenversicherung vorliegen soll, kommt aus § 8 Abs. 2 Satz 1 Nr. 13 BVV. Ein Betrieb, der die Sieben-Tage-Frist zuverlässig einhält, aber die Aufzeichnung ausschließlich auf Papier führt, erfüllt die eine Vorschrift und steht bei der anderen vor einer Frage.

Dazu kommt eine dritte Frist, die häufig mit den beiden anderen verwechselt wird: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise zwei Jahre aufzubewahren. Drei Vorschriften, drei Zwecke, und nur zufällig zweimal dieselbe Aufbewahrungsdauer.

Wird das Arbeitszeitgesetz nicht ohnehin gerade geändert?

Ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes datiert vom 18. Juni 2026; ein Kabinettsbeschluss stand zum Stand dieses Artikels aus. Ein Referentenentwurf ist kein geltendes Recht, und die dort diskutierte dauerhafte Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten betrifft das Arbeitszeitgesetz — nicht die Beitragsverfahrensverordnung und nicht das Mindestlohngesetz.

Unabhängig davon hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen haben. Das Gericht hat dabei keine bestimmte technische Form vorgeschrieben.

Wer seine Planung auf den Referentenentwurf stützt, plant auf einem Text, der sich noch ändern kann. Das ist eine unternehmerische Entscheidung, keine Rechtsfrage, die eine Software beantworten könnte.

Wie macht NexDeck das?

NexDeck zeichnet Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag auf. Der Mitarbeiter bestätigt seinen Tag selbst; die Software unterscheidet dabei Arbeit, Fahrt und Pause als eigene Eintragsarten und weist darauf hin, wenn ein Tag ohne Pause über die Schwellen des Arbeitszeitgesetzes hinausläuft.

Nach der Freigabe durch die Betriebsleitung wird der Stundenzettel festgeschrieben und ist in NexDeck nicht mehr änderbar. Über den festgeschriebenen Stand wird eine Prüfsumme gebildet, die im Fuß des erzeugten PDF steht. Das PDF entsteht ausschließlich aus einem freigegebenen Stand — es gibt keinen Weg, aus einem offenen Tag ein Dokument zu erzeugen.

Die Ablage erfolgt je Person und Zeitraum, sodass sich ein einzelner Tag auch nach Monaten gezielt wieder aufrufen lässt. NexDeck markiert außerdem, wenn eine Aufzeichnung dem Ende der Sieben-Tage-Frist aus § 17 Abs. 1 MiLoG nahekommt.

NexDeck trifft keine Aussage darüber, ob ein Betrieb damit die Anforderungen der Beitragsverfahrensverordnung, des Mindestlohngesetzes oder des Arbeitszeitgesetzes erfüllt. Das hängt daran, wie im Betrieb gearbeitet wird, was tatsächlich eingegeben wird und wie die Unterlagen im Übrigen geführt werden. Diese Beurteilung nimmt die Steuerberatung, das Lohnbüro oder der Prüfdienst vor.

Produktbezug

Was ist jetzt zu tun?

Der erste Schritt kostet nichts und beantwortet die Frage, ob überhaupt Handlungsbedarf besteht: Legen Sie den Stundenzettel eines beliebigen Tages vor, der vierzehn Monate zurückliegt. Wenn das in wenigen Minuten gelingt, ist die Ablage in Ordnung. Wenn dafür ein Ordner aus dem Keller geholt werden muss, kennen Sie Ihre Antwort.

Der zweite Schritt ist ein Gespräch mit dem Lohnbüro oder der Steuerberatung, und zwar mit zwei konkreten Fragen: Fällt unser Betrieb unter § 2a SchwarzArbG? Und wie führen wir die Aufzeichnungen nach Nummer 13 — oder kommt ein Antrag nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV in Betracht?

Der dritte Schritt betrifft das Papier: Wo liegen die Originale, und wie lange müssen sie dort noch liegen? § 9 Abs. 5 BVV bindet ihre Aufbewahrung an den bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung — ein Zeitpunkt, der sich nicht vorher in den Kalender schreiben lässt.

Wohin als Nächstes.

• Arbeitszeiterfassung im Betrieb
• Wann die Fahrt zur Baustelle Arbeitszeit ist
• Aufbewahrungsfristen für Rechnungen im Handwerk