# Ihre Kanzlei braucht keine PDFs, sondern eine Datei mit Buchungssätzen. Ein Buchungsstapel ist eine Textdatei mit einer Zeile je Buchung: Betrag, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext. Die Kanzlei importiert sie und muss nichts abtippen. Ein Ordner mit PDFs ist das Gegenteil davon — dort tippt jemand ab, und zwar stundenweise. > Stand: 2026-09-02 · Nächste Prüfung: 2027-03-01 · Verfasst von Stephan Grundmeyer > Quelle: https://nexdeck.de/wissen/datev-uebergabe-buchungsstapel/ ## Was ist ein Buchungsstapel? Eine Datei mit **einer Zeile je Buchung**. Jede Zeile trägt mindestens: Betrag, Soll-/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld (meist die Rechnungsnummer) und einen Buchungstext. Dazu je nach Fall ein Steuerschlüssel. Der Unterschied zum PDF-Ordner ist keine Formatfrage, sondern eine Arbeitsfrage: Aus dem Stapel entsteht die Buchhaltung per Import. Aus dem Ordner entsteht sie, indem jemand liest und tippt. Ein Stapel ersetzt die Belege nicht. Die Rechnungen selbst bleiben aufbewahrungspflichtig — der Stapel ist die Buchungsseite, nicht der Beleg. ## Was bedeutet EXTF? **EXTF** steht am Anfang der ersten Zeile einer DATEV-Importdatei und kennzeichnet sie als externe Datei — im Unterschied zu einer, die aus DATEV selbst stammt. Danach folgen im Kopf Angaben wie Formatversion, Berater- und Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn und der Zeitraum des Stapels. Die Datei ist ein CSV mit Semikolon als Trenner, in **Windows-1252** kodiert. Das ist kein Detail: Wer sie als UTF-8 schreibt, bekommt aus „Fassadenanstrich Müller" im Import etwas anderes. Beträge stehen mit Komma als Dezimaltrennzeichen, Datumsangaben ohne Jahr im Format TTMM — das Jahr steht im Kopf. Auch das ist eine typische Fehlerquelle beim ersten Export. ## SKR03 oder SKR04 — was ist der Unterschied? Beides sind Standardkontenrahmen, aber sie sortieren verschieden. **SKR03** ist nach dem Geschäftsablauf gegliedert, **SKR04** nach dem Aufbau des Jahresabschlusses. Dieselbe Buchung hat in beiden eine andere Kontonummer. Welcher gilt, entscheidet Ihre Kanzlei, nicht Ihre Software. Wer den falschen exportiert, liefert eine Datei, die formal importierbar ist und inhaltlich auf den falschen Konten landet. Das ist die Frage, die **vor** dem ersten Export zu stellen ist — zusammen mit Beraternummer, Mandantennummer und dem Beginn des Wirtschaftsjahres. Vier Angaben, ein Anruf. ## Was klärt man sonst noch mit der Kanzlei? Den **Rhythmus**: monatlich, quartalsweise, oder laufend. Danach richtet sich, wie oft exportiert wird und welcher Zeitraum im Dateikopf steht. Die **Behandlung der Umsatzsteuer**: Welche Steuerschlüssel sollen gesetzt werden, wie werden § 13b-Fälle abgebildet, wie Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Den **Umgang mit Anzahlungen und Abschlägen** — sie sind der häufigste Grund, warum ein Stapel zurückkommt. Und die Frage, ob die Kanzlei die **Belegbilder** dazu bekommen möchte oder nur die Buchungen. Fragen Sie nach dem ersten Import ausdrücklich, **wie viele Zeilen angekommen sind** — nicht, ob der Import „gelaufen" ist. Ein Import kann durchlaufen und die Hälfte verworfen haben. ## Muss meine Software von DATEV zertifiziert sein? Für den **Dateiweg** nicht. Das Format ist beschrieben, und eine Datei, die dem Format entspricht, lässt sich importieren. Für eine **Online-Anbindung** — also den direkten Weg in die Systeme der Kanzlei ohne Datei — gelten eigene Bedingungen und Kosten seitens DATEV. Ein Anbieter, der „DATEV-zertifiziert" schreibt, ohne es zu sein, wirbt mit einer Geschäftsbeziehung, die nicht besteht. Fragen Sie im Zweifel nach der Partnernummer. ## Wie macht NexDeck das? NexDeck erzeugt einen Buchungsstapel im **EXTF-Format**, in Windows-1252, wahlweise nach **SKR03** oder **SKR04**. Berater- und Mandantennummer sowie der Beginn des Wirtschaftsjahres werden einmal hinterlegt und wandern in den Dateikopf. Der Export ist im Preis enthalten und nicht an ein Zusatzmodul gebunden. Zahlungseingänge aus dem Bankmodul werden mit den offenen Rechnungen **abgeglichen**; der Abgleich läuft über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Fehlt sie, wird die Buchung zur Vorlage gebracht statt automatisch zugeordnet. **NexDeck ist kein DATEV-Partner und nicht zertifiziert.** Der Dateiweg funktioniert deshalb trotzdem — er setzt keine Partnerschaft voraus. ## Woher das kommt - **DATEV-Format für den Buchungsstapel (EXTF)** — Aufbau des Dateikopfs, Feldreihenfolge, Zeichensatz Windows-1252. (abgerufen am 02.09.2026) - **Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04** — Gliederung nach Geschäftsablauf bzw. nach Jahresabschluss. (abgerufen am 02.09.2026) - **§ 13b UStG** — Übergang der Steuerschuld bei Bauleistungen — eigener Steuerschlüssel im Stapel. (abgerufen am 02.09.2026) - **§ 19 UStG** — Kleinunternehmerregelung; kein Steuerausweis, entsprechend andere Schlüssel. (abgerufen am 02.09.2026) - **§ 147 AO** — Die Belege bleiben aufbewahrungspflichtig, unabhängig vom Buchungsstapel. (abgerufen am 02.09.2026) Dieser Artikel gibt den Stand der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.