# Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht, wenn die Rechnung entsteht.

Sie beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2026 ist damit bis Ende 2034 aufzubewahren, nicht bis März 2034. Und die Frist beträgt für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre, nicht mehr zehn — die zehn gelten weiterhin für Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare.

> Stand: 2026-09-02 · Nächste Prüfung: 2027-03-01 · Verfasst von Stephan Grundmeyer
> Quelle: https://nexdeck.de/wissen/aufbewahrungsfristen-rechnungen-handwerk/

## Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Für **Buchungsbelege** — Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Bankbelege, Kassenbelege — sind es **acht Jahre**. Die Verkürzung von zehn auf acht kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit dem 1. Januar 2025 (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG).

Für **Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare und die Verfahrensdokumentation** bleiben es **zehn Jahre** (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Für **empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe** — Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr — sind es **sechs Jahre**.

Länger aufzubewahren ist kein Sicherheitspuffer: Personenbezogene Daten ohne Rechtsgrund weiter vorzuhalten, verstößt gegen Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO.

## Wann beginnt die Frist genau?

Mit dem **Ablauf des Kalenderjahres**, in dem das jeweilige Ereignis eingetreten ist — nicht mit dem Datum auf dem Beleg. § 147 Abs. 4 AO nennt dafür mehrere Anknüpfungspunkte: bei Büchern die letzte Eintragung, bei Handels- und Geschäftsbriefen deren Empfang oder Absendung, bei Buchungsbelegen deren Entstehung.

Praktisch heißt das: Eine Rechnung vom 12. März 2026 läuft ab dem 31. Dezember 2026 und ist bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren. Wer ab dem Rechnungsdatum rechnet, löscht neun Monate zu früh.

Bei einem Vertrag mit Laufzeit knüpft die Frist an das **Ende** der Laufzeit an, nicht an den Abschluss. Ein Wartungsvertrag von 2020 bis 2028 beginnt seine Frist erst mit Ablauf des Jahres 2028.

## Reicht ein Ausdruck, oder muss die Datei aufbewahrt werden?

Elektronisch empfangene Belege sind **elektronisch** aufzubewahren, und zwar in dem Format, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.

Bei einer E-Rechnung ist der maßgebliche Beleg das strukturierte XML — bei ZUGFeRD also das PDF **mitsamt** dem eingebetteten Anhang. Wer das PDF druckt und die Datei löscht, hat den Beleg verloren, obwohl etwas im Ordner liegt.

Die Belege müssen während der gesamten Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein Format, das in sechs Jahren keine Software mehr öffnet, erfüllt das nicht.

## Was passiert, wenn eine Frist noch läuft und ich löschen möchte?

Dann kollidieren zwei Pflichten: die steuerliche Aufbewahrung und das Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO. Die Aufbewahrungspflicht geht in diesem Zeitraum vor; die Daten werden gesperrt statt gelöscht und erst nach Fristablauf entfernt.

Wie das im Einzelfall auszugestalten ist, hängt vom Datensatz ab — das gehört mit der Steuerberatung und gegebenenfalls mit einem Datenschutzbeauftragten geklärt, nicht mit einer Softwareeinstellung.

## Wie sollte ein Löschkonzept aussehen?

Als Liste von **Ankern**, nicht als eine Zahl. Für jede Datenart wird festgehalten, an welches Ereignis die Frist knüpft, wie lange sie läuft und was danach geschieht — löschen oder anonymisieren.

Der methodische Rahmen dafür ist **DIN EN ISO/IEC 27555**; die frühere DIN 66398 ist darin aufgegangen.

Fristen laufen **jahrgangsweise** ab, nicht an einem Stichtag. Ein Löschlauf, der einmal im Jahr nach Ablauf des Kalenderjahres greift, passt zur Systematik des § 147 Abs. 4 AO — ein Wecker mit festem Datum klingelt genau einmal richtig.

## Wie geht NexDeck damit um?

NexDeck legt finalisierte Rechnungen mit einer Objektsperre ab, deren Ende sich aus der jeweiligen Frist ergibt — acht Jahre für Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse. Der Fristbeginn wird aus dem Ereignis abgeleitet, nicht aus dem Anlagedatum.

Das hinterlegte Löschkonzept führt die Datenarten einzeln mit ihrem Anker. Gelöscht wird nach Freigabe, nicht nach Zeitplan.

Ob die Aufbewahrung Ihres Betriebs insgesamt den Anforderungen genügt, hängt zusätzlich von Ihren Abläufen ab und wird von Ihrer Steuerberatung beurteilt.

## Woher das kommt

- **§ 147 Abs. 1 AO** — Welche Unterlagen aufzubewahren sind; Nr. 1 Bücher und Abschlüsse, Nr. 4 Buchungsbelege. (abgerufen am 02.09.2026)
- **§ 147 Abs. 3 AO** — Fristen; acht Jahre für Buchungsbelege seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. (abgerufen am 02.09.2026)
- **§ 147 Abs. 4 AO** — Fristbeginn mit Ablauf des Kalenderjahres, mehrere Anknüpfungsereignisse. (abgerufen am 02.09.2026)
- **§ 257 HGB** — Handelsrechtliche Aufbewahrung, Abs. 4 zu den Fristen. (abgerufen am 02.09.2026)
- **§ 14b Abs. 1 UStG** — Aufbewahrung von Rechnungen im Umsatzsteuerrecht. (abgerufen am 02.09.2026)
- **Viertes Bürokratieentlastungsgesetz** — Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Buchungsbelege, wirksam ab 01.01.2025. (abgerufen am 02.09.2026)
- **DIN EN ISO/IEC 27555** — Methodik für Löschkonzepte; löste die DIN 66398 ab. (abgerufen am 02.09.2026)
- **Art. 5 Abs. 1 lit. e und Art. 17 DSGVO** — Speicherbegrenzung und Recht auf Löschung. (abgerufen am 02.09.2026)

Dieser Artikel gibt den Stand der Veröffentlichung wieder und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.